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浅谈5W2H工作分析法
发布日期:2015/6/16 11:27:27   作者:稽核组-刘琴英
  任何一项任务的执行,都有几个要至素,有人归纳为5W2H,旨在帮助人们解决执行中出现的各种问题。具体来说,5W2H是指做什么(What)、为什么做(why)、何时做(when)、谁做(who),在哪做(where)、怎样做(how)、投入多少成本(how much).这种概括方式全面、简洁、使用起来方便、实用,易于人个查找补漏和发现执行中存在的问题,使执行更有效。

小贴士:执行计划7项标准要素——5W2H

What:目的是什么?做什么工作?执行计划的总体目标和分解目标是什么?——旨在明确工作任务的内容。

Why:为什么要达到该目标?为什么要这么做?理由何在?原因是什么?造成这样的结果是因为什么?有没有更好的办法?——旨在明确任务目的。

When:计划执行的时间限制是什么?什么时机最适宜?——旨在制定工作计划表。

Who:由谁来执行计划?由谁来承担?谁来完成?谁来负责?有没有更好的人?需要谁参与?谁有这个能力?谁被忽略了?谁会受益?——旨在明确工作参与者和职责。

Where:计划的执行地点在哪里?从哪里入手?——旨在找出工作位置和起止点。

How:如何才能达成目标?该使用什么方法来执行任务?——旨在明确工作程序和方法。

How much:计划的资金预算是多少?做到什么程度?数量如何?质量水平如何?投入产出如何?——旨在衡量投入产出的效益比值。

  在接受上级指示时,员工应仔细聆听任务的各个要素;在接受任务之后,必须马上思考任务的5W2H,反省还有哪一项没搞明白的,不懂的话要赶快搞明确,可以去请教上级或同事,也可以自己思考独自解决;但不管怎样,只有把工作的思路理清楚了,才级杜绝盲目执行任务。

  秦风接到上级安排的一个任务,他都在要在一周时间内去采访身在北京的SOHO董事长潘石屹,了解最新的房地产市场行情。秦风接到任务后,便利用5W2H分析法对工作任务进行分析。What:工作任务是进行采访,采访内容是了解房地产行情;why:向市场传递权威观点;who:执行工作任务的是自己;when:一周时间;where:北京;how:约定采访时间,列出采访大钢,携带录音笔;how much:各种相关费用。

  从5W2H工作分析中员工看到完成任务的大致步骤,要做什么,该怎么做,从哪些方面做,这样一个清晰的流程轮廓呈现在眼前,就可以帮员工不断去寻找答案,而寻找答案的过程,就是执行的过程。

  5W2H分析法可以应用于对任何问题或工作任务的分析。从事物存在的根本方面和制约条件入手,往往能找到问题存在的关键。使用列举分析法,可以帮助员工容易地找到任务执行中存在的漏洞,使问题迎刃而解。

  比如秦风对任务的分析中,有列也采访大纲这一项,一样可以用5W2H分析法来分析。What:对房地产行情出现的热点问题列出问题大纲;why:为采访做好准备;who:我;when:晚上18:00-20:00;where:在家完成;how:阅读媒体评论、咨询业内朋友;how much:列出20个问题。

  5W2H分析法并非是一次使用,而是一个不断循环的分析现状、预测未来的工具,找到每一个环节上问题的限制性困素,也就找到了解决问题的思路。同样,它也可以用作对执行结果的检测和评估,帮助员工下一次做得更好。

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